Loppu palaverivatuloinnille – Fasilitointi tuo tehoja ryhmätyöskentelyyn

Jatkuva ja nopea muutos on tullut työelämään jäädäkseen. Enää ei puhuta muutoksen johtamisesta vaan muutoksessa johtamisesta. Lisääntynyt vauhti haastaa organisaatiot tekemään päätöksiä yhä nopeammin ja tehokkaammin. Jotta tämä onnistuu, kannattaa jokaisen esimiehen opiskella fasilitoinnin perusteet.

Mitä fasilitointi on?

Aina, kun ryhmä kokoontuu käsittelemään jotain asiaa esimerkiksi kokouksessa tai työpajassa, on tilanteessa kaksi eri ulottuvuutta: itse asiasisältö ja prosessi, jonka mukaan sitä käsitellään. Käsiteltävää asiasisältöä voivat olla esimerkiksi ryhmässä syntyvät ideat, ehdotukset ja päätökset. Prosessilla tarkoitetaan sitä, miten ihmiset työskentelevät yhdessä. Fasilitointi-sanan alkuperä on latinan kielen sanassa ’facilis’, joka tarkoittaa helppoa. Fasilitoinnin tavoitteena onkin helpottaa ryhmän toimintaa, auttaa sen jäseniä yhdistämään tietotaitonsa ja saavuttamaan asetetut tavoitteet. Tämä tapahtuu osallistavilla ryhmätyömenetelmillä, jotka valitaan tavoitteen mukaan. Työskentelyä ohjaa fasilitaattori, joka ei ota kantaa käsiteltäviin asioihin.

Miksi esimiehen pitää osata fasilitoida?

Palaveria tai kokousta pidetään yleensä onnistuneena, jos sen päätteeksi on saatu aikaan kaikkia osallistujia miellyttävä ratkaisu. Me haluamme ratkaista asioita, olemmehan asiantuntijoita. Ennen ratkaisuihin ryntäämistä meidän pitäisi kuitenkin malttaa mielemme ja muodostaa ryhmässä yhteinen ymmärrys käsiteltävästä asiasta. Mistä puhumme, kun puhumme esimerkiksi strategiasta, sisäisestä viestinnästä tai muutoksesta? Vasta kun yhteinen ymmärrys käsiteltävästä asiasta on saavutettu, voidaan siihen lähteä etsimään ratkaisuja. Ratkaisut ilmaistaan usein yleiselle tasolle jäävillä lauseilla, kuten ”olemme avoimia” ja ”viestimme enemmän.” Tällaiset ylätason ratkaisut pitää vielä konkretisoida käytännön toimenpiteiksi, joilla on aikataulu ja nimetty vastuuhenkilö: ”lähetämme tästä päivästä alkaen yhteistä projektia koskevat viestit koko tiimille.” Konkreettiset toimenpiteet ovat ne keinot, joiden avulla muutos todella syntyy.

Milloin fasilitointia kannattaa käyttää?

Fasilitointia kannattaa hyödyntää aina, kun uskotaan, että ryhmässä on enemmän tietoa kuin yhdellä ihmisellä, halutaan toimia nopeasti ja ketterästi sekä sitouttaa ihmiset toimintaan. Yksi tulevaisuuden työelämätaidoista on luova ajattelu – kyky kehittää uusia ratkaisuja ajankohtaisiin ja monimutkaisiin ongelmiin. Osallistamiselle on vain muutama reunaehto. Ensinnäkin ryhmällä pitää olla riittävästi tietoa käsiteltävästä asiasta ja taitoa ratkaista se. Lisäksi ryhmällä pitää olla valtuutus ratkaista asia. Jos joku muu on jo päättänyt, miten asian suhteen menetellään, on osallistaminen vain näennäistä. Se syö motivaatiota eikä sitouta ihmisiä tekemiseen.

Miten fasilitointia voi opetella?

Fasilitointia voi opetella siinä missä muitakin taitoja. Alkuun pääsee hankkimalla tietoa joko kirjoista tai kursseilta – sekä kokeilemalla. Kokeilemisen kulttuuri ja lähivalmennus ovat Kulmian ydinosaamista myös fasilitointivalmennuksissa. Hyväksi fasilitaattoriksi tullaan ainoastaan erehdysten ja onnistumisten kautta.

Osallistaminen kannattaa – myös strategiatyössä. Katso Ara Hopian vinkit tehokkaampaan visiointiin.

Helena Wiljander on yksi Kulmian seniorikonsulteista, jonka erikoisalaa ovat fasilitointi, osallistava johtaminen ja valmentaminen sekä coaching. Hän on toiminut aikaisemmin Grape People Finlandin myyntijohtajana sekä johdon valmentajana Talent Managementilla.

Helena Wiljander
Helena WiljanderSeniorikonsultti