Kulmia Group Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 3.8.2020, päivitetty 6.10.2023
Rekisterinpitäjä
Kulmia Group Oy (y-tunnus 1890834-0), Firdonkatu 2 T 62, 00520 Helsinki.
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
Iivo Kerminen iivo.kerminen@kulmia.fi, puh. +358 400 889 197 Rekisteriin liittyvissä asioissa pyydämme olemaan yhteydessä kirjallisesti sähköpostilla.
Rekisterin nimi
Kulmia Group Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri sekä suorahaku- ja arviointitoimeksiantoihin liittyvä asiakas- ja ehdokasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakas- ja markkinointirekisterin osalta asiakassuhteiden ja muiden asiallisten yhteyksien hoitaminen, kehittäminen ja hallinta, rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelu, analysointi ja kehittäminen sekä markkinointi. Lisäksi rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilla voi olla tietyin rajoituksin oikeus käyttää tietoja edellä mainittuihin omaan liiketoimintaansa liittyviin tarkoituksiin, esimerkiksi erilaisten yhteisten palvelujen, konseptien ja liiketoimintamallien kehittämiseksi ja toteuttamiseksi. Henkilötietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen, asiakassopimukseen tai asiakassuhteen ylläpitoon, asiakaspalautteiden toteuttamiseen, lainsäädäntöön tai Kulmia Group Oy:n oikeutettuun etuun.
Suorahaku- ja arviointitoimeksiantojen osalta keräämme ja käsittelemme tarkoituksenmukaisia henkilötietoja suorahakutoimeksiantoihimme soveltuvista, johdon arviointeihin ja johdon kehittämistoimeksiantoihin osallistuvista henkilöistä sekä asiakasyritystemme yhteyshenkilöistä. Pyydämme suostumusta kaikilta toimeksiantoihimme osallistuvilta henkilöiltä (consent-pyyntö). Henkilötietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen, asiakassopimukseen tai asiakassuhteen ylläpitoon, ehdokasviestintään, asiakas- ja ehdokaspalautteiden toteuttamiseen, lainsäädäntöön tai Kulmia Leaders Oy:n oikeutettuun etuun.
Rekisterin tietosisältö
Asiakas- ja markkinointirekisterin osalta asiakkaan nimi, yritys ja Y-tunnus, titteli tai ammatti, yrityksen osoite, työpuhelinnumero ja työsähköpostiosoite.
Suorahaku- ja arviointitoimeksiantoihin liittyvän asiakasyritysten yhteyshenkilöiden nimi-, tehtävä- ja yhteystietoja, asiakas- ja ehdokasyhteydenpidon tietoja (puhelut, sähköpostitiedot, tapaamiset) sekä ehdokkaiden perustietoja kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymäaika, koulutus-, ammatti- ja työkokemustietoja, osaamis- ja erityisosaamis- ja toimialakokemustietoja, henkilön työnantaja- ja työtehtävä- ja tulotietoja sekä tietoa työsuhteiden kestoista, henkilön työnhakutoiveisiin liittyviä tietoja, henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyviä tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterissä olevat tiedot saamme pääasiassa rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, tapaamisissa ja eri tilaisuuksissa. Lisäksi keräämme tarvittaessa tietoa julkisista tietolähteistä (esim. yritysten nettisivut, LinkedIn), uutislähteistä ja suosittelijoilta. Markkinointilistoja voimme myös ostaa.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarkoituksenmukaista asiakastoimeksiantojemme näkökulmasta.
Pääsääntöisesti uusimme suostumuspyynnön suorahakutoimeksiantoihin osallistuneiden osalta viiden vuoden välein. Henkilöarviointeihin osallistuneiden tietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne säännönmukaisesti poistetaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käyttöoikeudet ovat ainoastaan Kulmia Group Oy:n toimeksiantoihin osallistuvilla henkilöillä ja pääsy rekistereihin on suojattu vahvalla autentikaatiolla. Kaikki data sijaitsee EU/ETA -alueella.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakas- ja markkinointirekisterin osalta emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille.
Suorahaku- ja arviointitoimeksiantojen osalta voimme luovuttaa henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksella asiakkaina oleville toimeksiantajayrityksille suorahaku- ja arviointiprosessien yhteydessä. Varmistamme ja pyydämme aina ao. henkilön suostumuksen henkilötietojen luovutukseen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterien tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus
Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
Pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Peruuttaa suostumuksensa tietojen säilyttämiseen
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus havaitsemistaan epäkohdista valvontaviranomaiselle
Pyydämme esittämään tarkastuspyynnöt, tiedon korjaamis- tai poistamispyynnöt henkilökohtaisesti ja kirjallisesti osoitteella iivo.kerminen@kulmia.fi
