Niin kauan, kun ylin johto ei ymmärrä muutosjohtamisen tärkeyttä, on epäonnistuneita teknologiahankkeita

Valtaosa teknologia- tai tekoälyhankkeista epäonnistuu puutteellisen muutosjohtamisen vuoksi, sillä uuden järjestelmän tai tekoälyn käyttöönotossa on kyse ennen kaikkea toimintakulttuurin ja johtamisen muutoksesta – ei pelkästä teknologiasta. Toimitusjohtajamme Tommi Patanen kertoo, kuinka välttää sudenkuopat ja ottaa IT-projektista kaikki irti. Lopusta löydät myös toimitusjohtajan muistilistan teknologiahanketta varten.

Toimitusjohtajana puhelimeni soi jatkuvasti. Viikon aikana saan helposti useita soittoja, joissa kaupataan uutta tekoälyagenttia, mullistavaa alustaa tai uuden sukupolven järjestelmää. Toimitusjohtajilla ja liiketoimintajohdolla on kova paine saavuttaa tulostavoitteita, uudistua ja näyttää suuntaa. Kiireessä ja teknologiauskovaisuudessa syntyy kuitenkin helposti vaarallinen ansa: ihastutaan myyntipuheisiin ilman, että aidosti ymmärretään, mitä liiketoimintahyötyä haetaan ja mitä sen saavuttaminen vaatii ihmisiltä.

Valtaosa puhtaasti teknologisista hankkeista epäonnistuu. Ei siihen, että itse teknologia olisi huono, vaan siksi, ettei teknologiaa oteta käyttöön oikealla tavalla.

Uudessa järjestelmässä ja sen käyttöönotossa on kyse aina jonkinlaisesta muutoksesta. Sen ei ikinä tulisi olla pelkkä IT-hanke, vaan ennen kaikkea toimintakulttuurin ja johtamisen transformaatio. Käyn nyt läpi kolme vaihetta, jotka tulisi aina huomioida teknologian käyttöönoton aikana, jotta muutos onnistuu ja juurtuu arkeen.

1. Uskallatko sanoittaa pelkosi, tiedätkö toiveesi? Jos olet muutosvalmis, vastaat kyllä

Teknologiahankkeen – oli kyse sitten tekoälyn tai uuden järjestelmän käyttöönotosta – matka alkaa jo ennen itse hankintaa sillä, että organisaatiota aletaan valmistaa muutokseen eri tasoilla. Muutoksiin liittyy toiveita ja usein myös pelkoja, joiden tunnistaminen ja ääneen sanoittaminen ovat osa muutosvalmiutta. Onkin tärkeää ymmärtää, millaista muutosta tavoitellaan, mitä halutaan säilyttää ja mitä laittaa uusiksi. Millaista muutosta kaivataan prosesseihin, rooleihin ja johtamiseen? Entä millainen liiketoiminnallinen tavoite halutaan saavuttaa? Miltä muutos näyttää asiakkaalle? Kuinka mittaamme muutosta?

Näiden kaltaiset kysymykset varmistavat, ettet elä vain mutumaailmassa, vaan sinulla on oikeaa tilannetietoa muutoksen lähtökohdaksi jo heti alussa.

2. Johtaja: älä ulkoista itseäsi muutoksesta, vaan näytä mallia

Kun sitten hanke varsinaisesti starttaa ja kulkee eteenpäin, päästään itse asiaan eli siihen, miten uudet tavat viedään arkeen. Tässä vaiheessa kaivataan johdolta vahvaa suunnan näyttämistä ja johtamisen muutosta.

Valitettavan usein näkee ajateltavan, etteivät suunnan näyttäminen ja konkreettiset, uudet arjen teot koske minua johtajana. Etenkin toimitusjohtajan tulisi näyttää esimerkkiä. Jos näin ei ole, muutos jää ontoksi.

Ylimmän johdon esimerkin lisäksi vaaditaan myös keskijohdon sitoutumista. Yksi tyypillisimmistä sudenkuopista joihin törmään, on keskijohdon liian löysä johtamisote: asioihin ei puututa tai niitä johdeta yhdenmukaisesti ja riittävän jämäkästi, jolloin muutokset eivät mene läpi. Kun johto sitoutuu muutokseen ja vie osaltaan muutosta johtamistyössään eteenpäin, syntyy perusta tukea ja johtaa asiantuntijoita kohti uutta.. Teknologiatoimittaja saattaa kyllä antaa uuden järjestelmän käyttöönoton koulutuksen, mutta ei ota kantaa esimerkiksi roolien tai rakenteiden muutoksiin, joita muutoshankkeissa tulee usein vastaan.

3. Juurruttamaton muutos on kuin hoitamaton omakotitalon piha

Kolmas vaihe IT-hankkeiden toiminta- ja kulttuurimuutoksissa on juurrutus. Muutos jatkuu vielä kauan sen jälkeen, kun hanke on päättynyt. Ja jos muutosta ei juurruta, on helppo liukua takaisin samoihin vanhoihin toimintatapoihin. Jos tehdään niin kuin ennenkin, uusi järjestelmä rämettyy. Tällöin järjestelmä on kuin hoitamaton omakotitalon piha: sitä ei tarvitse pitää kauaa hoitamattomana, ennen kuin se rämettyy. Uutta pitää hoitaa, nurkat täytyy pitää suorana ja vaatia, että toimitaan uusien tapojen mukaisesti.

Ajatellaan, että olet hankkinut IT-talolta järjestelmän käyttöönoton ja IT-talo on saanut tämän tehtyä. On ehkä pidetty jonkinlainen järjestelmäkoulutus, mutta onko muutos jo juurtunut? Korkeintaan muutoksen taimi on itämässä. Johto tarvitsee pitkäjänteistä tukea siinä, ettei vanhoihin tapoihin palata. Asiantuntijat tarvitsevat tukea uusissa rooleissa. Organisaatiossa pitää oppia toisilta ja tehdä jatkuvaa kehitystä kulttuuriin ja esteiden raivaamiseen.

Toimitusjohtajan muistilista: 4 neuvoa ennen seuraavaa teknologia- tai AI-investointia (tai puhelimeesi tulevaa myyntisoittoa)

1. Älä osta teknologiaa ennen kuin ymmärrät liiketoimintahyödyn: Älä anna kiireen tai teknologiauskovaisuuden ajaa hätäisiin hankintoihin. Määrittele ensin kovat liiketoimintatavoitteet ja se, mihin aitoon tarpeeseen ratkaisua etsitään.
2. Muista: pelkkä teknologia ei muuta kulttuuria: Valtaosa hankkeista epäonnistuu, jos ihmistä ja uutta toimintatapaa ei johdeta teknologian rinnalla.
3. Aloita työ ennen kuin teknologiaa on edes valittu: Selvitä ensin, mitä vanhasta säilytetään ja mitä uudistetaan; oikea työkalu löytyy vasta sen jälkeen.
4. Ota pöydän omalle puolelle puolueeton luottopakki: Teknologiatoimittaja myy omaa tuotettaan. Varmista, että rinnallasi on riippumaton kumppani, joka katsoo hanketta puhtaasti sinun liiketoimintasi, johtamisesi ja ihmistesi näkökulmasta.